Para manter a formalidade e a regularidade de uma Organização não Governamental e, consequentemente, demonstrar transparência, boa-fé e segurança nas relações estabelecidas com terceiros e também com os dirigentes, é fundamental não só levar a registro o ato constitutivo da entidade, como também as atas de assembleias realizadas periodicamente, conforme previsão estatutária, especialmente as de eleição de novos membros dos órgãos integrantes da organização, respeitando, sempre, o período convencionado para o exercício do mandato.
O registro destes atos deve ser feito e mantido perante o Oficial de Registro Civil de Pessoas Jurídicas. É importante lembrar que a ata da assembleia e a lista de presença, assim como quaisquer documentos levados a registro, devem ser impressos em papel timbrado da organização, prezando sempre pela numeração correta das páginas.
Para o registro de assembleias gerais, os documentos necessários são: requerimento ao Oficial, ata de assembleia, lista de presença e edital de convocação da assembleia. Para localizar o Oficial mais próximo, acesse o site do Ministério da Justiça – Cadastro de Cartórios: http://portal.mj.gov.br/data/Pages/MJF9BE4E96PTBRIE.htm e selecione por Estado e região.
Válido é destacar que uma associação que não promove o registro de seus atos de fundação não se constitui juridicamente como pessoa jurídica, não se reveste da personalidade jurídica e, portanto, não pode, formalmente, praticar atos em nome próprio. Em resumo, será uma organização irregular que, ainda que promova ações importantes para uma determinada comunidade, terá inúmeras limitações por não estar formalizada.
Também é importante ter ciência de que a ausência de registro de atas de assembleias realizadas após a constituição da associação pode promover danos à entidade, que cairá na informalidade, acarretando a perda de recursos advindos de convênios, extinção de convênios, responsabilização dos dirigentes e administradores por atos praticados em nome e por conta da entidade, extravio de documentos sem condições de reprodução dos mesmos, bem como prejuízos para funcionários e terceiros que mantenham vínculo com a entidade.
Portanto, iniciar de forma correta, registrando corretamente os atos constitutivos das organizações sem fins lucrativos, bem como manter a regularidade dos registros periódicos, conforme determina a lei e o estatuto de cada organização, é extremamente importante e necessário para a manutenção da regularidade da entidade, a preservação dos direitos dos dirigentes e de terceiros que contratam com a organização e, especialmente, para o exercício da transparência e da boa-fé, tão valiosas para todos, mas especialmente para o Terceiro Setor que sempre é questionado publicamente sobre estas questões.
Dirigentes, procurem regularizar as ONGs. Consultem um Oficial de Registro Civil de Pessoas Jurídicas e profissionais da área jurídica para resolver pendências que envolvam registro de atos de fundações e associações sem fins lucrativos.
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